Zoho Workplace và Microsoft 365: Giải pháp đám mây nào tốt?

Zoho Workplace và Microsoft 365 là những bộ công cụ văn phòng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi xây dựng môi trường làm việc số hóa. Mỗi nền tảng đều sở hữu ưu điểm riêng về chi phí, tính năng và khả năng mở rộng theo quy mô tổ chức. Vậy, Zoho Workplace so với Microsoft 365 có gì khác? Nên chọn Zoho Workplace hay Microsoft 365 cho doanh nghiệp? Cùng Ekeyms Việt Nam tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết sau.

Giới thiệu chung về Zoho Workplace và Microsoft 365

Zoho Workplace là gì?

Zoho Workplace là nền tảng làm việc trực tuyến tối ưu hóa chi phí dành cho doanh nghiệp. Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cốt lõi như email theo tên miền, soạn thảo tài liệu, họp trực tuyến, cộng tác nhóm,… toàn bộ dữ liệu của Zoho được vận hành trên nền tảng đám mây với độ bảo mật cao, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và startup bắt đầu quá trình chuyển đổi số.

Đặc điểm nổi bật:

• Tích hợp đa ứng dụng trong một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp giảm phân tán dữ liệu và quản lý công việc tập trung hơn.
• Hỗ trợ làm việc linh hoạt trên mọi thiết bị, cho phép đội ngũ làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo hiệu quả và kết nối liên tục.
• Tối ưu chi phí vận hành, mang lại giải pháp tiết kiệm hơn so với các nền tảng như Google Workspace hay Microsoft 365.
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu doanh nghiệp với cơ chế lưu trữ đám mây an toàn và kiểm soát quyền truy cập rõ ràng.

Zoho Workplace hợp nhất các công cụ văn phòng trên một nền tảng đám mây duy nhất

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là bộ công cụ làm việc trực tuyến do Microsoft phát triển, tích hợp các ứng dụng văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint cùng hệ thống lưu trữ và cộng tác trên nền tảng đám mây. Nhờ khả năng đồng bộ linh hoạt, người dùng có thể làm việc mọi lúc, trên nhiều thiết bị khác nhau mà vẫn đảm bảo tính nhất quán và bảo mật.

Đặc điểm nổi bật:

• Làm việc đa thiết bị liền mạch, cho phép truy cập và xử lý công việc trên máy tính, laptop, máy tính bảng và điện thoại.
• Cập nhật tính năng và bảo mật liên tục, giúp người dùng luôn sử dụng phiên bản mới nhất mà không cần mua lại phần mềm.
• Cộng tác thời gian thực hiệu quả, hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa và trao đổi trực tiếp trên một tài liệu.
• Tích hợp OneDrive và Microsoft Teams, giúp lưu trữ dữ liệu an toàn, chia sẻ nhanh chóng và tổ chức họp trực tuyến thuận tiện.

Microsoft 365 – Nền tảng làm việc kết nối đội ngũ và tối ưu hiệu suất doanh nghiệp

Bạn tìm kiếm một địa chỉ bán tài khoản Office 365 Personal hoặc Office 365 Family uy tín? Ekeyms là lựa chọn đáng tin cậy. Với quy trình kích hoạt đơn giản, hỗ trợ nhanh chóng và chính sách bảo hành rõ ràng, bạn có thể yên tâm sử dụng acc Microsoft để làm việc, học tập và lưu trữ dữ liệu an toàn. Liên hệ ngay đến Ekeyms để được tư vấn kích hoạt Office 365 nhanh chóng!

So sánh Zoho Workplace và Microsoft 365 về các tiêu chí cốt lõi

Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc trực tuyến, cộng tác và quản lý dữ liệu của doanh nghiệp trong môi trường số hóa. Cả hai nền tảng cùng cung cấp hệ sinh thái công cụ văn phòng với độ bảo mật cao, lưu trữ đám mây, mở rộng không gian làm việc và hỗ trợ từ xa hiệu quả. Tuy nhiên, sự khác biệt về chi phí, mức độ tích hợp và trải nghiệm người dùng khiến mỗi giải pháp phù hợp với những mô hình doanh nghiệp khác nhau.

Giá cả và gói dịch vụ

So sánh Zoho Workplace và Microsoft 365 về chi phí, dễ nhận thấy cả hai nền tảng có cách xây dựng gói dịch vụ khác nhau. Trong khi Zoho Workplace tập trung vào tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ thì Microsoft 365 lại mở rộng nhiều cấp độ để đáp ứng nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao.

Zoho Workplace hiện cung cấp hai gói chính, bao gồm:

• Gói Standard với mức giá khoảng 3 USD/người/tháng
• Gói Professional khoảng 6 USD/người/tháng

Microsoft 365 mang đến nhiều lựa chọn hơn, bao gồm:

• Microsoft 365 Basic khoảng 3 USD/người/tháng
• Microsoft 365 Standard khoảng 10 USD/người/tháng
• Microsoft 365 Standard khoảng 10 USD/người/tháng

Ứng dụng tích hợp

Về khả năng tích hợp, Zoho Workplace hỗ trợ kết nối với hơn 250 ứng dụng bên thứ ba, bao gồm các công cụ phổ biến như Slack, Google Calendar, Dropbox hay WordPress, đáp ứng tốt nhu cầu làm việc và vận hành cơ bản của doanh nghiệp.

Trong khi đó, Microsoft 365 sở hữu lợi thế rõ rệt khi tích hợp với hơn 1.500 ứng dụng, trải rộng từ các nền tảng CRM, thiết kế đến chăm sóc khách hàng như Salesforce, Adobe Creative Cloud hay Zendesk.

So sánh Zoho Workplace vs Microsoft 365 về ứng dụng tích hợp

Lưu trữ đám mây

Xét Zoho Workplace và Microsoft 365 về khả năng lưu trữ đám mây, dễ nhận thấy Microsoft 365 nổi bật với 1TB OneDrive cho mỗi người dùng, đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ tài liệu lớn và làm việc dài hạn. Zoho Workplace cung cấp dung lượng 10GB hoặc 100GB/người dùng, tùy theo gói dịch vụ, đồng thời bổ sung tính năng bộ nhớ dùng chung, cho phép doanh nghiệp phân bổ dung lượng linh hoạt cho từng thành viên.

Nền tảng Email doanh nghiệp

Về email doanh nghiệp, Zoho Mail và Outlook/Exchange của Microsoft 365 được phát triển để phục vụ cho những nhu cầu khác nhau.

• Zoho cung cấp gói mail riêng (có gói miễn phí email trọn đời cho nhóm dưới 5 người dùng), phù hợp với doanh nghiệp nhỏ cần email theo tên miền riêng và tối ưu chi phí.
• Outlook và Exchange phù hợp hơn với doanh nghiệp quy mô lớn nhờ dung lượng cao, khả năng quản lý email nâng cao và giao diện quen thuộc, giúp triển khai và sử dụng thuận tiện trong dài hạn.

Sự khác nhau giữa Zoho Workplace và Microsoft 365 về email doanh nghiệp

Công cụ họp trực tuyến

Khi so sánh hai nền tảng về công cụ họp trực tuyến, dễ nhận thấy Zoho Meeting và Microsoft Teams đều được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Workplace, giúp doanh nghiệp triển khai họp online nhanh chóng mà không cần phần mềm bên ngoài.

• Zoho Meeting đáp ứng tốt nhu cầu họp cơ bản với quy mô từ 10 – 100 người tùy gói dịch vụ, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Microsoft Teams nổi bật với khả năng tổ chức cuộc họp lên đến 300 người trong thời gian dài, đồng thời tích hợp sâu các tính năng cộng tác, phù hợp hơn với doanh nghiệp lớn và đội ngũ làm việc phân tán.

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được thiết kế nhằm tối ưu thao tác làm việc hàng ngày, đặc biệt là trong quản lý email và cộng tác. Cả hai nền tảng hỗ trợ lọc, phân loại và tìm kiếm email linh hoạt theo nội dung, dung lượng hoặc thời gian, đồng thời cho phép thiết lập thông báo tự động khi người dùng bận.

Tuy nhiên, xét theo mức độ làm quen ban đầu, Microsoft 365 đòi hỏi thời gian thích nghi nhiều hơn do hệ sinh thái rộng và nhiều ứng dụng tích hợp sâu. Trong khi đó, Zoho Workplace có giao diện đơn giản và bố cục dễ hiểu, giúp người dùng mới dễ dàng tiếp cận và sử dụng nhanh ngay từ đầu.

So sánh Zoho Workplace và Microsoft 365 về giao diện và trải nghiệm sử dụng

Chính sách trải nghiệm và dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Về chính sách trải nghiệm, Zoho Workplace cung cấp gói dùng thử 15 ngày, trong khi Microsoft 365 cho phép dùng thử lên đến 30 ngày, giúp doanh nghiệp có đủ thời gian đánh giá trước khi quyết định triển khai chính thức.

Về dịch vụ hỗ trợ khách hàng, Zoho Workplace và Microsoft 365 đều có hệ thống hỗ trợ khách hàng chính thức từ hãng, sẵn sàng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, với các khách hàng nhỏ lẻ, thời gian phản hồi đôi khi có thể chậm trễ, vì vậy, đăng ký dịch vụ thông qua đối tác ủy quyền sẽ giúp quá trình hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nên dùng Zoho Workplace hay Microsoft 365 cho doanh nghiệp?

Thực tế, lựa chọn Zoho Workplace hay Microsoft 365 phụ thuộc trực tiếp vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách và mức độ sẵn sàng về hạ tầng công nghệ. Mỗi nền tảng phù hợp với một giai đoạn phát triển khác nhau và không có lựa chọn nào “tốt nhất cho tất cả”.

Nên dùng Zoho Workplace nếu doanh nghiệp:

• Có quy mô nhỏ đến vừa, là startup hoặc tổ chức mới bắt đầu chuyển đổi số.
• Muốn tối ưu chi phí nhưng vẫn cần đầy đủ email doanh nghiệp, lưu trữ và công cụ cộng tác.
• Không có đội ngũ IT chuyên sâu, ưu tiên giao diện đơn giản, dễ triển khai và sử dụng nhanh.

Nên dùng Microsoft 365 nếu doanh nghiệp:

• Có quy mô vừa đến lớn, từ vài trăm nhân sự trở lên hoặc đang mở rộng nhanh.
• Cần hệ sinh thái mạnh, tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc với Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint.
• Có hoặc sẵn sàng đầu tư nhân sự IT để quản trị người dùng, bảo mật và đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả.

Zoho Workplace vs Microsoft 365: Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp

Có thể di chuyển dữ liệu từ Zoho Workplace sang Microsoft 365 không?

Có, người dùng hoàn toàn có thể di chuyển dữ liệu từ Zoho Workplace sang Microsoft 365, bao gồm email, tệp tin, danh bạ và lịch làm việc. Quá trình này có thể thực hiện thông qua các công cụ di chuyển dữ liệu tích hợp sẵn của Zoho hoặc sử dụng giải pháp từ bên thứ ba để đảm bảo tính đồng bộ.

Tuy nhiên, nếu thực hiện thủ công, việc chuyển đổi có thể phức tạp và tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp nên có kế hoạch rõ ràng hoặc nhờ đơn vị hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra an toàn và liền mạch.

Có thể di chuyển dữ liệu từ Zoho Workplace sang Microsoft 365 dễ dàng

Nhìn chung, Zoho Workplace và Microsoft 365 đều là những giải pháp làm việc đám mây đáng tin cậy, mỗi nền tảng sẽ phù hợp với những quy mô và định hướng doanh nghiệp khác nhau. Do đó, lựa chọn Zoho Workplace hay Microsoft 365 nên dựa trên ngân sách, nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng mở rộng trong dài hạn. Nếu bạn đang cân nhắc triển khai hoặc nâng cấp Microsoft 365 chính hãng, đặc biệt là các gói Office 365 Personal hoặc Family, Ekeyms luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng.