Cách tạo chữ ký trong Outlook chuyên nghiệp và đơn giản

Cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 là bước quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng email gửi đi. Dù là nhân viên văn phòng, doanh nhân hay người làm việc tự do, một chữ ký email chỉn chu với thông tin liên lạc, chức danh, logo công ty sẽ giúp tăng độ tin cậy và tạo dấu ấn cá nhân. Trong bài viết này, Ekeyms sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt chữ ký tự động, thủ công và tùy chọn chỉnh sửa để tối ưu hiển thị chữ ký Outlook trên mọi thiết bị.

Cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 tự động

Nếu thường xuyên gửi email công việc, bạn nên tạo chữ ký trong Outlook. Chữ ký rõ ràng và chuyên nghiệp giúp người nhận dễ liên hệ và tạo dựng hình ảnh tin cậy. Tùy phiên bản, bạn có thể tạo chữ ký trực tiếp trên ứng dụng máy tính hoặc qua trình duyệt web.

Cách tạo chữ ký trong Outlook trên Windows và MacOS

Đối với người dùng ứng dụng Outlook bản cài đặt trên máy tính (thuộc bộ Office 365), việc cài đặt chữ ký trong Outlook có thể thực hiện nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Dưới đây là cách tạo chữ ký trong mail Outlook Office 365 chi tiết trên Windows và MacOS:

Hướng dẫn cài đặt chữ ký Outlook trên Windows:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được cài đặt trong bộ Microsoft Office 365 trên máy tính của bạn.

Bước 2: Click vào nút Soạn thư mới (New Email), sau đó vào thanh menu và chọn mục Chèn (Insert) → tiếp tục nhấn Chữ ký (Signature) → Chữ ký… (Signatures…).

Truy cập ứng dụng Outlook và chọn “New Email” để thêm chữ ký

Bước 3: Tại hộp thoại vừa mở ra, chọn Mới (New) để tạo chữ ký mới. Nhập tên định danh cho chữ ký.

Bước 4: Soạn thảo nội dung chữ ký trong khung bên dưới. Bạn có thể chèn tên, chức danh, thông tin liên lạc, liên kết website, mạng xã hội… theo ý muốn.

Bước 5: Ở phần “Chọn chữ ký mặc định”, tùy chọn chữ ký tự động xuất hiện trong thư mới và thư trả lời/chuyển tiếp.

Thiết lập chữ ký và nhấn OK để lưu

Cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 trên MacOS:

Cách tạo chữ ký trên Outlook cho MacOS cũng tương tự như trên Windows, tuy giao diện có đôi chút khác biệt:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy Mac.

Bước 2: Trên thanh menu trên cùng, chọn Outlook > Preferences.

Tùy chọn cài đặt Outlook trên MacOS

Bước 3: Chọn Signatures. Nhấn dấu + để tạo chữ ký mới.

Nhấn dấu “+” để thêm chữ ký mới trong Outlook

Bước 4: Đặt tên và nhập nội dung chữ ký, định dạng theo ý thích.

Bước 5: Đóng cửa sổ, chữ ký sẽ được tự động lưu. Khi soạn thư mới, bạn có thể chọn chữ ký trong menu chọn chữ ký ở thanh công cụ soạn thư.

Cách tạo chữ ký trong Outlook trên website

Nếu bạn đang sử dụng Outlook phiên bản web qua trình duyệt (Outlook Web App – OWA), thì cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 cũng rất đơn giản. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Outlook tại: https://outlook.office365.com/mail

Truy cập website chính thức của Outlook

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc phải trên cùng → chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings).

Bước 3: Bảng điều khiển hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) → chọn mục Soạn và trả lời (Compose and reply).

Nhấp chọn mục ​​Soạn và trả lời trong cài đặt Outlook

Bước 4: Ở mục Chữ ký email, nhấn Tạo chữ ký mới, sau đó điền nội dung bạn muốn hiển thị trong phần chữ ký (tên, số điện thoại, công ty…).

Bước 5: Đừng quên tích chọn các tùy chọn để chèn chữ ký vào thư mới và thư trả lời/chuyển tiếp. Nhấn Lưu (Save) để hoàn tất cách tạo chữ ký Outlook.

Tích chọn các tùy chọn để chèn chữ ký và nhấn “Lưu” để hoàn tất

Hướng dẫn tạo chữ ký Outlook trên điện thoại

Không chỉ trên máy tính, bạn cũng có thể tạo chữ ký trong Outlook Office 365 trực tiếp trên điện thoại. Dưới đây là hướng dẫn cài đặt chữ ký trong Outlook trên ứng dụng mobile:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã cài đặt trên điện thoại.

• Nếu bạn sử dụng iOS, hãy tải ứng dụng từ App Store.
• Nếu dùng Android, truy cập CH Play để tải về.
  Sau đó, đăng nhập tài khoản email của bạn như bình thường.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (Settings), thường nằm ở góc dưới cùng bên phải giao diện ứng dụng. Chọn địa chỉ email bạn muốn thiết lập, rồi tìm đến mục Chữ ký (Signature).

Bước 3: Xóa nội dung mặc định và nhập chữ ký cá nhân của bạn (tên, chức danh, số điện thoại, v.v.). Sau đó nhấn Hoàn tất để lưu.

Cách tạo chữ ký trong Outlook Office 265 trên điện thoại

Hướng dẫn thêm chữ ký thủ công vào email Outlook

Sau khi đã tạo chữ ký theo các bước trên, nếu bạn không chọn để chữ ký tự động hiển thị trong thư mới hoặc thư trả lời, bạn vẫn có thể thực hiện cách tạo chữ ký trong Outlook dễ dàng ngay trên giao diện ứng dụng Outlook:

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào Outlook trên máy tính, nhấn vào tab Home, rồi chọn New Email để mở một cửa sổ thư mới.

Chọn phần New Email

Bước 2: Trong giao diện soạn email, chuyển sang tab Message trên thanh công cụ → nhấn vào biểu tượng Signature (Chữ ký).

Chọn biểu tượng Signature

Bước 3: Một danh sách các chữ ký bạn đã tạo sẽ xuất hiện. Hãy nhấp chọn chữ ký bạn muốn chèn. Nếu bạn đã tạo nhiều mẫu, bạn có thể linh hoạt lựa chọn chữ ký phù hợp với từng ngữ cảnh gửi thư.

Cách chèn logo trong Outlook chi tiết

Một chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện thông tin liên hệ mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu, đặc biệt khi có đính kèm logo công ty. Nếu bạn đang tìm cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 có chèn hình ảnh, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook, sau đó nhấn New Email ở tab Trang chủ (Home) để khởi tạo một email mới.

Bấm chọn New Email

Bước 2: Trên thanh công cụ của email mới, vào tab Message, chọn Signature → tiếp tục nhấp Signatures… để mở bảng chỉnh sửa chữ ký.

Nhấp chọn phần Signature trong mục Mail

Bước 3: Trong cửa sổ Signatures and Stationery, nhấn New để tạo chữ ký mới, sau đó đặt tên cho chữ ký và chọn OK.

Click chọn nút OK

Bước 4: Nhập nội dung văn bản của chữ ký theo ý bạn. Để chèn logo, nhấn vào biểu tượng hình ảnh (Insert Picture), chọn file ảnh từ máy tính và nhấn Insert.

Bước 5: Sắp xếp lại bố cục nếu cần, kiểm tra kỹ nội dung, sau đó nhấn OK để hoàn tất quá trình tạo chữ ký trong Outlook Office 365 có logo.

Kiểm tra lại bố cục và chọn OK để lưu

Cách thay đổi và chỉnh sửa chữ ký email trong Outlook

Sau khi tạo chữ ký trong Outlook, bạn có thể cần cập nhật nội dung để phù hợp với vị trí công việc, thông tin liên hệ mới, hoặc chỉnh sửa bố cục, định dạng để chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn nhanh chóng chỉnh sửa hoặc thay đổi chữ ký hiện có trong Outlook:

Bước 1: Mở Outlook trên máy tính, sau đó nhấn vào tab File nằm ở góc trái trên cùng giao diện.

Chọn tab File trên thanh công cụ

Bước 2: Trong menu bên trái, chọn mục Options để truy cập cài đặt tổng quan.

Chọn mục Options để vào phần cài đặt

Bước 3: Khi cửa sổ Outlook Options, click vào mục Mail. Tại đây, bạn sẽ thấy dòng “Create or modify signatures for messages”. Nhấn vào nút Signatures bên cạnh.

Bước 4: Cửa sổ Signatures and Stationery sẽ hiện lên. Ở phần Select signature to edit, chọn chữ ký mà bạn muốn chỉnh sửa.

Chọn chữ ký mà bạn muốn chỉnh sửa

Bước 5: Tại vùng Edit signature, bạn có thể thay đổi nội dung như soạn thảo văn bản thông thường: chỉnh font, màu sắc, định dạng, chèn logo, thêm đường dẫn hoặc thông tin liên hệ mới. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để lưu thay đổi.

Nhấn OK để lưu những thay đổi vừa chỉnh sửa

Những điều cần lưu ý khi tạo chữ ký trong Outlook

Một chữ ký email chuyên nghiệp cần được cân nhắc kỹ lưỡng về cả nội dung và hình thức trình bày. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi tạo chữ ký trong Outlook Office 365:

• Độ dài vừa phải, dễ đọc: Chữ ký nên gói gọn trong 4–6 dòng là hợp lý. Hãy ưu tiên thông tin chính như họ tên, chức danh, số điện thoại và liên kết website (nếu có). Tránh liệt kê dài dòng khiến người đọc bị rối.
• Không nên dùng quá nhiều hình ảnh: Nếu cần, bạn chỉ nên chèn logo hoặc một biểu tượng thương hiệu nhỏ. Việc sử dụng quá nhiều hình ảnh trong tạo chữ ký Outlook dễ gây lỗi hiển thị hoặc khiến email tải chậm.
• Kiểm tra trên nhiều thiết bị để đảm bảo hiển thị chuẩn: Sau khi cài chữ ký Outlook, hãy gửi thử email đến một vài địa chỉ để xem chữ ký có hiển thị đẹp trên cả máy tính và điện thoại hay không.
• Tránh lỗi font chữ không tương thích: Khi tạo chữ ký trong mail Outlook, nên chọn những font phổ biến như Arial, Calibri, hoặc Times New Roman. Tránh sử dụng các font lạ vì có thể không hỗ trợ tốt trên hệ thống người nhận, dẫn đến lỗi định dạng.

Chữ ký trên Outlook không nên quá dài, font chữ dễ đọc

Nâng cấp tài khoản Office 365 chính hãng cùng Ekeyms.net

Việc thực hiện cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 chỉ thực sự hiệu quả khi bạn sử dụng tài khoản bản quyền, đảm bảo đầy đủ tính năng và khả năng đồng bộ trên mọi thiết bị. Khi mua gói Office 365 chính hãng, bạn không chỉ có Outlook chuyên nghiệp mà còn được sử dụng trọn bộ công cụ Word, Excel, PowerPoint, Teams… với hiệu suất tối ưu. Tại Ekeyms.net, chúng tôi mang đến giải pháp nâng cấp Office 365 uy tín với:

• Bản quyền chính hãng Microsoft – hỗ trợ kích hoạt Office 365 nhanh, bảo mật tuyệt đối
• Hỗ trợ cài đặt trọn đời – có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 1:1
• Giá cạnh tranh, phù hợp cá nhân và doanh nghiệp
• Hóa đơn đầy đủ, cam kết bảo hành và tư vấn kỹ thuật lâu dài.

Mua ngay tài khoản Office 365 bản quyền tại Ekeyms

Một số câu hỏi thường gặp

Có thể tạo nhiều chữ ký trong Outlook không?

Có, bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều chữ ký trong Outlook để phục vụ cho các mục đích khác nhau như công việc, cá nhân hoặc các dự án riêng biệt. Để thực hiện, bạn vào phần Cài đặt > Thư > Soạn và trả lời, sau đó tạo và lưu các chữ ký theo nhu cầu.

Có thể sao chép chữ ký từ một email khác không?

Hoàn toàn có thể. Nếu bạn nhận được một email có chữ ký mà bạn muốn sử dụng, chỉ cần sao chép phần chữ ký đó và dán vào phần chỉnh sửa chữ ký trong Outlook. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc sao chép trực tiếp có thể gây ra lỗi định dạng hoặc font chữ không tương thích.

Chữ ký không hiển thị đúng định dạng khi người nhận mở email?

Đây là vấn đề phổ biến khi tạo chữ ký trong mail Outlook, đặc biệt khi người nhận sử dụng các nền tảng email khác nhau như Gmail hoặc Apple Mail. Nguyên nhân có thể do:

• Sử dụng font chữ không phổ biến mà thiết bị người nhận không hỗ trợ.
• Chèn hình ảnh từ nguồn không đáng tin cậy hoặc không được nhúng đúng cách.
• Sao chép chữ ký từ các trình soạn thảo như Word, dẫn đến mã HTML không chuẩn.

Để khắc phục, bạn nên sử dụng các font chữ phổ biến như Arial hoặc Calibri, chèn hình ảnh trực tiếp từ máy tính và tạo chữ ký bằng trình soạn thảo của Outlook để đảm bảo định dạng chuẩn.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ cách tạo chữ ký trong Outlook Office 365 từ cơ bản đến nâng cao. Nếu bạn đang sử dụng bản miễn phí và gặp giới hạn tính năng, đừng ngần ngại nâng cấp lên Outlook Office 365 chính hãng để tận hưởng trải nghiệm đồng bộ, bảo mật và chuyên nghiệp hơn. Và nếu cần hỗ trợ kích hoạt nhanh, giá tốt – Ekeyms.net luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.