So sánh Google Workspace và Office 365: Đâu là lựa chọn tối ưu?

Google Workspace và Office 365 là hai giải pháp hàng đầu đang được hàng triệu tổ chức tin dùng luôn được cập nhật những tính năng mới nhất thường xuyên. Google vừa cập nhật loạt tính năng AI hỗ trợ người dùng xử lý văn bản, còn Microsoft tiếp tục mở rộng khả năng tích hợp với Copilot và hệ sinh thái Azure. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn: nên chọn Google Workspace hay Office 365? Hãy cùng Ekeyms so sánh Google Workspace và Office 365 theo các tiêu chí mới nhất để tìm ra lựa chọn phù hợp.

Mua ngay tài khoản Office 365 bản quyền tại Ekeyms

Giới thiệu chung về Google Workspace và Office 365

Trong năm 2025, cả Google lẫn Microsoft đều tung ra nhiều nâng cấp quan trọng cho bộ công cụ văn phòng của mình. Việc so sánh Google Workspace và Office 365 không chỉ giúp doanh nghiệp chọn đúng công cụ phù hợp, mà còn tối ưu hiệu quả vận hành, cộng tác và bảo mật dữ liệu. Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu tổng quan về hai nền tảng này.

Công cụ Google Workspace

Google Workspace là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng đám mây của Google, bao gồm các công cụ như Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar và Chat. Được thiết kế để hỗ trợ làm việc nhóm và cộng tác trực tuyến, Google Workspace phù hợp với nhiều đối tượng người dùng, từ cá nhân đến doanh nghiệp.

Google Workspace là một nền tảng đám mây của Google

Công cụ Microsoft Office 365

Microsoft 365, trước đây là Office 365, là bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive và SharePoint. Với sự kết hợp giữa các ứng dụng truyền thống và các dịch vụ đám mây, Microsoft 365 mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc quản lý và cộng tác.

Microsoft 365 gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive và SharePoint

So sánh Google Workspace và Office 365 theo các tiêu chí quan trọng

Liệu Google Workspace hay Office 365 sẽ chiếm ưu thế trong từng khía cạnh? Dù cùng hướng đến mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất làm việc và quản trị dữ liệu, nhưng giữa Google Workspace và Office 365 vẫn tồn tại nhiều khác biệt đáng kể, từ cách vận hành cho đến cấu trúc gói dịch vụ.

So sánh G Suite và Office 365 về các tính năng như lưu trữ, chi phí, ứng dụng tích hợp…

So sánh G Suite và Office 365 về chi phí sử dụng

Khi tiến hành so sánh G Suite và Office 365, chi phí là một trong những tiêu chí được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Mặc dù cả hai đều cung cấp nhiều mức giá linh hoạt, nhưng cấu trúc định giá và giá trị thực tế mà người dùng nhận được lại có sự khác biệt đáng kể. Dưới đây là bảng so sánh Google Workspace vs Office 365 về chi phí và các lợi ích đi kèm:

Nếu xét về giá trị bộ nhớ và chi phí tổng thể, Google Workspace có lợi thế với mức giá thấp hơn ở các gói cơ bản, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và nhóm startup. Trong khi đó, Microsoft 365 có cấu trúc định giá sâu hơn cho doanh nghiệp quy mô lớn, nhưng yêu cầu cam kết hàng năm để tối ưu chi phí.

Đánh giá Google Workspace và Office 365 về chi phí sử dụng

Tính năng của Google Workspace so với Office 365

Khi so sánh Google Workspace và Office 365, một yếu tố không thể bỏ qua chính là hệ thống tính năng mà mỗi nền tảng mang lại. Dưới đây là bảng đối chiếu các tính năng chính phục vụ cho công việc văn phòng hiện đại.

Cả hai đều mạnh ở hệ sinh thái riêng. G Suite tập trung vào sự đơn giản và cộng tác mượt. Microsoft 365 lại mạnh về năng lực xử lý nâng cao và tích hợp desktop. Nếu bạn cần một hệ thống cộng tác thông minh, dễ dùng, hãy chọn G Suite. Nếu cần tính năng chuyên sâu và kiểm soát hệ thống, lựa chọn kích hoạt Office 365 là đúng đắn.

Google Workspace và Office 365 khác nhau về các tính năng như ứng dụng tích hợp, thiết bị sử dụng, bảo mật…

Khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu

Đối với các doanh nghiệp lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đóng vai trò sống còn với mọi doanh nghiệp. Hãy cùng so sánh Google Workspace và Microsoft 365 ở khía cạnh lưu trữ để đánh giá đâu là giải pháp tối ưu.

Với khả năng đồng bộ mạnh và cấp quyền linh hoạt, Google Workspace so với Office 365, Workspace chiếm ưu thế nhẹ về lưu trữ và chia sẻ. Tuy nhiên, nếu bạn ưu tiên dung lượng khủng, OneDrive là lựa chọn đáng cân nhắc.

So sánh khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa 2 nền tảng

Google Workspace vs Office 365 về Email

Email là một thành phần cốt lõi trong giao tiếp nội bộ và đối tác. Việc so sánh Google Workspace và Office 365 về email giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khả năng lưu trữ, giới hạn tệp đính kèm và năng lực xử lý của từng nền tảng. Bạn có thể phân biệt Google Workspace và Microsoft 365 dựa vào những tiêu chí như sau:

Các tùy chọn quản lý email doanh nghiệp của Google Workspace mang lại lợi thế hơn so với Microsoft 365 về dung lượng lưu trữ email linh hoạt (chia sẻ với Google Drive). Trong khi đó, Office 365 có giới hạn gửi email/ngày cao hơn và dung lượng lưu trữ email riêng biệt. Việc lựa chọn giữa Gmail và Outlook thường phụ thuộc vào sở thích cá nhân và hệ sinh thái mà bạn ưu tiên.

Bảo mật và quản lý dữ liệu

Cả Google Workspace và Office 365 đều cam kết bảo vệ dữ liệu của khách hàng doanh nghiệp với các tiêu chuẩn cao nhất. Cụ thể:

• Bảo mật dữ liệu: Cả hai đều áp dụng chính sách chống nghe lén, mã hóa dữ liệu khi truyền và lưu trữ, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO/IEC 27001, 27017, 27018, SOC 1, 2, 3, PCI DSS và hỗ trợ GDPR.
• Các biện pháp bảo mật: Cả hai đều cung cấp xác thực đa yếu tố, ngăn chặn mất mát và rò rỉ dữ liệu (DLP), và các công cụ phát hiện spam và hoạt động bất thường.

Không có sự khác biệt đáng kể khi so sánh Google Workspace và Office 365 về các tính năng bảo mật cơ bản. Cả hai đều cung cấp một nền tảng an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp. Việc lựa chọn có thể phụ thuộc vào các yêu cầu tuân thủ cụ thể của ngành bạn.

So sánh khả năng bảo mật và quản lý dữ liệu giữa 2 nền tảng làm việc

Khác biệt giữa Google Workspace và Office 365 về cộng tác làm việc

Cả Google Workspace và Office 365 đều được xây dựng để hỗ trợ cộng tác nhóm, nhưng có những cách tiếp cận khác nhau. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy khác biệt giữa Google Workspace và Office 365 trong khả năng cộng tác làm việc như sau:

• Google Workspace: Ưu tiên cộng tác thời gian thực, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày đồng thời mà không cần lưu tệp và gửi qua email. Các thay đổi được hiển thị trực tiếp, cùng với khả năng xem lịch sử chỉnh sửa và nhận xét.
• Office 365: Mặc dù cũng hỗ trợ cộng tác, nhưng truyền thống tập trung vào việc tạo và chia sẻ tài liệu. Microsoft Teams đang trở thành trung tâm cộng tác, tích hợp chat, kênh, tệp và các ứng dụng khác, nhưng có thể cần thiết lập thêm để đạt hiệu quả cộng tác tối ưu.

Nếu làm việc nội bộ và cộng tác chỉnh sửa đồng thời là ưu tiên, Google Workspace có thể phù hợp hơn. Nếu thường xuyên cộng tác và chia sẻ tài liệu với khách hàng bên ngoài, sự quen thuộc và tính năng phong phú của Office 365 có thể là lợi thế.

Điểm chung G Suite và Office 365 là đều được xây dựng để hỗ trợ cộng tác nhóm

Google Workspace so với Office 365 về cách hỗ trợ khách hàng

Cả Google Workspace và Office 365 đều cung cấp hỗ trợ qua điện thoại và web 24/7 cho khách hàng doanh nghiệp, cùng với các thư viện kiến thức và diễn đàn cộng đồng. Hãy cân nhắc nên lựa chọn Google Workspace hay Office 365 dựa vào tiêu chí chăm sóc khách hàng như sau:

• Google Workspace: Quản trị viên có quyền truy cập hỗ trợ qua điện thoại, email và chat 24/7 bằng 14 ngôn ngữ. Người dùng có thể tìm kiếm hỗ trợ qua Google Help và Google Support.
• Microsoft 365: Cung cấp hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại và email cho khách hàng doanh nghiệp, cùng với tài liệu đào tạo phong phú, hướng dẫn tự trợ giúp và cơ sở kiến thức dễ dàng tìm kiếm.

Cả hai nhà cung cấp đều chú trọng đến dịch vụ khách hàng doanh nghiệp. Việc lựa chọn có thể phụ thuộc vào ngôn ngữ hỗ trợ và kênh liên lạc ưa thích của bạn.

Cả 2 nền tảng đều hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống cần thiết

Doanh nghiệp nên lựa chọn Google Workspace hay Office 365?

Nếu mục tiêu hàng đầu là cộng tác online linh hoạt, thao tác nhanh gọn và giao diện thân thiện với người dùng mới, thì Google Workspace là lựa chọn phù hợp hơn. Các công cụ như Docs, Sheets, Meet hoạt động mượt trên nền tảng đám mây, cho phép nhiều người làm việc cùng lúc một cách trực quan – đặc biệt lý tưởng với startup, đội nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp ưu tiên làm việc từ xa.

Ngược lại, với các công ty chú trọng vào xử lý tài liệu nâng cao, phân quyền hệ thống chặt chẽ, làm việc với bộ Office truyền thống như Word hay Excel nâng cao, thì Microsoft 365 mang lại lợi thế vượt trội. Khả năng tích hợp sâu với hệ điều hành Windows và bộ công cụ desktop mạnh mẽ giúp Microsoft phù hợp với doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát chặt chẽ và tối ưu hiệu suất theo quy trình.

Tùy nhu cầu sử dụng người dùng có thể lựa chọn nền tảng phù hợp

Từ góc độ so sánh Google Workspace và Office 365, có thể thấy rằng Workspace dễ tiếp cận, tiết kiệm chi phí và thiên về làm việc nhóm; trong khi Microsoft 365 mạnh về tính năng, bảo mật và khả năng tùy biến. Nếu bạn đang cần tư vấn chuyên sâu hoặc tìm kiếm giải pháp triển khai Microsoft Office 365 Personal hay Office 365 Family chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Ekeyms. Chúng tôi sẽ hỗ trợ từ lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, cài đặt ban đầu, đến hướng dẫn quản trị và hỗ trợ kỹ thuật trọn đời.

Dựa theo những so sánh Google Workspace và Office 365 ở trên, việc lựa chọn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn để đưa ra quyết định phù hợp. Nếu bạn đang tìm giải pháp Microsoft 365 chính hãng với hỗ trợ đầy đủ, hãy tham khảo mua Office 365 bản quyền trên website Ekeyms.