So sánh dịch vụ lưu trữ đám mây Microsoft 365 và Dropbox Business

Với hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong thời đại số hiện nay, một giải pháp lưu trữ đám mây lý tưởng không chỉ đơn thuần là nơi cất giữ dữ liệu mà còn phải đảm bảo khả năng đồng bộ ổn định, bảo mật cao và hỗ trợ cộng tác trơn tru giữa các bộ phận. Nổi bật giữa hàng loạt các nền tảng lưu trữ, Microsoft 365 và Dropbox Business được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ sở hữu các tính năng mạnh mẽ, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của người dùng. Vậy, Microsoft 365 so với Dropbox Business có gì khác? Nên chọn Microsoft 365 hay Dropbox Business để tối ưu hiệu suất? Cùng Ekeyms khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về Microsoft 365 và Dropbox Business

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 (Office 365) là bộ công cụ làm việc trực tuyến do Microsoft phát triển, bao gồm các ứng dụng văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint và dịch vụ lưu trữ trên đám mây. Nhờ mô hình đồng bộ và cộng tác đám mây linh hoạt, người dùng có thể làm việc ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào. Đây là giải pháp phù hợp cho cá nhân, gia đình, doanh nghiệp và các tổ chức cần một hệ thống làm việc hiện đại và đồng bộ.

Tính năng nổi bật:

• Làm việc đa thiết bị: Sử dụng liền mạch trên máy tính, laptop, máy tính bảng và điện thoại.
• Cập nhật liên tục: Hỗ trợ cập nhật bảo mật và các tính năng mới mà không cần mua lại phần mềm.
• Cộng tác thời gian thực: Các thành viên cộng tác có thể chỉnh sửa và trao đổi trực tiếp trên cùng một tệp tin.
• Tích hợp OneDrive và Teams: Lưu trữ an toàn, chia sẻ nhanh, họp và trao đổi công việc thuận tiện.

Microsoft 365 (Office 365) là bộ công cụ làm việc trực tuyến của Microsoft

Dropbox Business là gì?

Dropbox là dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép người dùng lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng trên mọi thiết bị. Dropbox Business được phát triển như một giải pháp cao cấp hơn dành riêng cho doanh nghiệp, bổ sung các tính năng quản lý, bảo mật và cộng tác nâng cao. Nhờ khả năng kiểm soát người dùng và phân quyền linh hoạt, Dropbox Business trở thành lựa chọn lý tưởng cho các công ty, đội nhóm sáng tạo cần chia sẻ tệp tin lớn hoặc làm việc nhóm thường xuyên.

Tính năng nổi bật:

• Lưu trữ và đồng bộ mạnh mẽ: Dung lượng lưu trữ lớn, đồng bộ nhanh trên mọi thiết bị, đảm bảo người dùng dễ dàng truy cập phiên bản mới nhất của tệp.
• Cộng tác hiệu quả: Chia sẻ tệp tin và thư mục dễ dàng, nhận phản hồi trực tiếp, chỉnh sửa và làm việc chung ngay trên một nền tảng.
• Quản lý và bảo mật nâng cao: Cung cấp quyền kiểm soát truy cập, xác thực hai yếu tố, xóa dữ liệu từ xa và các tính năng nâng cao khác
• Phân quyền chi tiết: Tùy chỉnh mức độ truy cập và chỉnh sửa theo từng nhóm hoặc cá nhân để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

Dropbox Business là dịch vụ lưu trữ đám mây cao cấp dành riêng cho doanh nghiệp

So sánh Microsoft 365 và Dropbox Business về các tính năng và giá cả

Microsoft 365 và Dropbox doanh nghiệp đều là những nền tảng đám mây hỗ trợ đầy đủ các tiêu chuẩn hiện đại như mã hóa an toàn, đồng bộ thông minh hay phân quyền truy cập chi tiết. Tuy nhiên, mỗi nền tảng lại có cách vận hành riêng, song song với đó là một số tính năng độc quyền tùy vào từng hệ sinh thái. Nắm rõ những khác biệt dưới đây giúp doanh nghiệp lựa chọn được nền tảng phù hợp, từ đó tối ưu hiệu quả sử dụng và ngân sách đầu tư ngay từ ban đầu.

Mục đích sử dụng

Khi so sánh Microsoft 365 và Dropbox Business về mục đích sử dụng, dễ dàng nhận thấy hai nền tảng này được phát triển để hướng đến những mục tiêu khác nhau:

• Microsoft 365 được xây dựng như một hệ sinh thái làm việc toàn diện, phù hợp cho doanh nghiệp cần bộ ứng dụng văn phòng, họp trực tuyến, cộng tác tài liệu, quản lý công việc trong một nền tảng thống nhất, sử dụng Email Office 365…
• Dropbox Business hướng đến lưu trữ và chia sẻ tệp chuyên sâu, đặc biệt mạnh mẽ khi xử lý tệp dung lượng lớn, lý tưởng cho các tổ chức agency hoặc đội nhóm cần phối hợp và trao đổi file liên tục.

Lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa

Xét về khả năng lưu trữ và đồng bộ của Dropbox Business và Microsoft 365, Dropbox Business chiếm ưu thế rõ rệt nhờ dung lượng lớn, thường từ 5TB cho toàn nhóm và có thể mở rộng khi doanh nghiệp có nhu cầu. Dropbox cũng đồng bộ nhanh và mạnh hơn nhờ công nghệ cấp khối cùng khả năng tích hợp với các công cụ bên thứ ba (như Adobe, Hubspot, Autodesk,…), rất phù hợp cho đội nhóm sáng tạo cần xử lý tệp dung lượng lớn.

Trong khi đó, Microsoft 365 cung cấp 1TB OneDrive cho mỗi người dùng ở gói tiêu chuẩn và có thể mở rộng thêm nếu lựa chọn gói cao cấp với mức chi phí khá hợp lý. Mặc dù sở hữu dung lượng lưu trữ thấp hơn Dropbox Business nhưng OneDrive của Microsoft lại tích hợp sâu với Word, Excel, PowerPoint và Teams, giúp doanh nghiệp đồng bộ tài liệu liền mạch trong hệ sinh thái Microsoft.

So sánh Office 365 và Dropbox Business về lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa

Tính năng cộng tác

Khi so sánh Microsoft 365 và Dropbox Business về khả năng cộng tác, cả hai nền tảng đều có sự khác biệt đáng kể:

• Dropbox Business nổi bật với cách tiếp cận trực quan và linh hoạt, đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm sáng tạo. Người dùng có thể yêu cầu chữ ký, chỉnh sửa PDF, quản lý mật khẩu và sử dụng Dropbox Replay để chia sẻ file âm thanh, hình ảnh, video kèm bình luận theo từng khung hình hoặc mốc thời gian, một lợi thế lớn cho sản xuất nội dung.
• Microsoft 365 tập trung vào cộng tác trên tài liệu văn phòng: Word, Excel, PowerPoint,… cho phép nhiều người chỉnh sửa trực tiếp cùng lúc mà không cần tải file về. Kết hợp thêm Microsoft Teams, doanh nghiệp có một không gian họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và giao tiếp công việc liền mạch.

Ứng dụng văn phòng

Đánh giá về bộ ứng dụng văn phòng, Microsoft 365 giữ ưu thế vượt trội hơn nhờ hệ sinh thái Office quen thuộc và mạnh mẽ gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và nhiều công cụ mở rộng như Forms, Planner hay SharePoint. Còn Dropbox Business không cung cấp một bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh mà hoạt động chủ yếu dựa vào tích hợp với công cụ của bên thứ ba như Google Docs/Sheets hoặc Microsoft Office Online. Điều này giúp Dropbox linh hoạt hơn trong các môi trường làm việc hỗn hợp nhưng không thể thay thế độ sâu tính năng và trải nghiệm mà Microsoft mang lại.

So sánh Microsoft 365 và Dropbox Business về bộ ứng dụng văn phòng

Bảo mật và quyền riêng tư

Xét Microsoft 365 và Dropbox Business về bảo mật và quyền riêng tư, Microsoft 365 nổi bật hơn với mã hóa AES-256 đa lớp, tuân thủ nhiều tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật như ISO 27001 hay GDPR. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể thiết lập kiểm soát truy cập nâng cao, giám sát hoạt động và áp dụng chính sách bảo vệ dữ liệu toàn diện. Dropbox Business cũng sử dụng mã hóa AES-256 và cung cấp các tính năng bảo mật quan trọng nhưng mức độ kiểm soát truy cập và quản trị không phong phú như Microsoft 365.

Giá cả và gói đăng ký

Khi so sánh Office 365 và Dropbox Business, có thể thấy hai nền tảng áp dụng mô hình giá rất khác nhau. Microsoft 365 thu phí theo từng gói cố định hằng năm, trong khi Dropbox lại tính phí theo người dùng hoặc theo tháng với mức chi phí cao hơn, đặc biệt ở các gói doanh nghiệp. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ sự khác biệt:

Khi nào nên chọn Microsoft 365? Khi nào nên chọn Dropbox Businesss?

Lựa chọn Microsoft 365 hay Dropbox Business phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu làm việc thực tế của doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn ưu tiên cộng tác trên tài liệu, họp trực tuyến và vận hành trong một hệ sinh thái thống nhất, Microsoft 365 sẽ phù hợp hơn. Ngược lại, nếu trọng tâm là lưu trữ dung lượng lớn, chia sẻ file nặng và quy trình sáng tạo nội dung, Dropbox Business mang lại hiệu quả vượt trội.

Microsoft 365 vs Dropbox Business: Nên chọn nền tảng nào?

Chọn Microsoft 365 nếu:

• Cần một bộ ứng dụng văn phòng đầy đủ để soạn thảo, phân tích và trình bày.
• Ưu tiên làm việc nhóm trên tài liệu với khả năng cộng tác thời gian thực.
• Yêu cầu mức độ bảo mật cao, phân quyền chi tiết và quản lý người dùng trong cùng hệ sinh thái Microsoft.
• Muốn đồng bộ dữ liệu liền mạch giữa Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams để tối ưu quy trình làm việc.

Chọn Dropbox Business nếu:

• Cần lưu trữ dung lượng lớn và thường xuyên xử lý tệp nặng như video, hình ảnh, âm thanh.
• Ưu tiên chia sẻ file nhanh, ổn định và đồng bộ cấp khối cho hiệu suất cao.
• Không yêu cầu bộ ứng dụng văn phòng tích hợp mà chỉ cần một nền tảng lưu trữ, cộng tác tập trung vào tệp.
• Là đội nhóm sáng tạo, agency, studio hoặc đơn vị phải trao đổi file liên tục và cần công cụ như Dropbox Replay để phản hồi trên phương tiện.

Mua tài khoản Personal, Family, Microsoft 365 E5 giá tốt tại Ekeyms

>>> Tham khảo thêm bài viết liên quan:

• So sánh office 365 Family và Personal: Tính năng, ưu nhược điểm
• So sánh chi tiết gói Microsoft 365 Business và Enterprise

Nhìn chung, Microsoft 365 và Dropbox Business đều mang đến nhiều tiện ích nổi bật. Tiu nhiên, mỗi nền tảng sẽ phù hợp với nhu cầu sử dụng khác nhau: Microsoft 365 mạnh về bộ ứng dụng văn phòng và cộng tác tài liệu, trong khi Dropbox Business lại tối ưu hơn cho lưu trữ dung lượng lớn và xử lý tệp sáng tạo. Chỉ cần xác định đúng mục tiêu sử dụng, bạn đã có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Nếu bạn cần tư vấn nhanh về các gói Microsoft Office chính hãng, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến số HOTLINE 0969 38 36 39 để được Ekeyms hỗ trợ chi tiết.