So sánh Microsoft 365 E3 và E5: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp

Microsoft 365 (trước đây là Office 365) là bộ giải pháp toàn diện giúp tăng cường năng suất, bảo mật và cộng tác trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Với nhiều gói đăng ký khác nhau, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên lựa chọn giữa Microsoft 365 E3 hay E5 để tối ưu hiệu suất sử dụng tại văn phòng. Bài viết này, Ekeyms sẽ đi sâu vào phân tích, so sánh Microsoft 365 E3 và E5 chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

Giới thiệu chung về Microsoft 365 E3 và E5

Microsoft 365 E3 là gì?

Microsoft 365 E3 là gói cấp phép Enterprise tiêu chuẩn, được thiết kế để cung cấp sự kết hợp giữa các ứng dụng năng suất tốt nhất, các dịch vụ đám mây nâng cao, bảo mật cơ bản và khả năng quản lý thiết bị.

Microsoft 365 E3 là gói dịch vụ tiêu chuẩn phù hợp với nhu cầu sử dụng cơ bản

Đối tượng: Phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp lớn và vừa muốn tối ưu hóa năng suất với các công cụ quen thuộc của Microsoft, cùng với các tính năng quản lý và bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp các ứng dụng Office ProPlus đầy đủ (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, v.v.) cài đặt trên máy tính cùng với phiên bản trực tuyến.
• Các dịch vụ cộng tác tối ưu như Exchange Online, SharePoint Online, Teams, OneDrive for Business.
• Bảo mật cơ bản bao gồm Exchange Online Protection (EOP) và quản lý thiết bị di động (Mobile Device Management – MDM).
• Tích hợp Windows 11 Enterprise.

Hạn chế :

• Thiếu các công cụ bảo mật và tuân thủ tiên tiến nhất (ví dụ: Defender for Endpoint, Microsoft Purview eDiscovery Premium).
• Thiếu các tính năng phân tích nâng cao như Power BI Pro.

Microsoft 365 E5 là gì?

Microsoft 365 E5 là gói dịch vụ cao cấp nhất, được mô tả là phiên bản toàn diện nhất của Microsoft 365. Gói này bao gồm mọi tính năng của E3 và bổ sung các giải pháp hàng đầu về bảo mật, phân tích dữ liệu và hệ thống thoại.

Microsoft 365 E5 là phiên bản nâng cấp của gói E3 với nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp lớn

Đối tượng: Lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và các tổ chức có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật, tuân thủ pháp lý, cần công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu và muốn hợp nhất các nền tảng giao tiếp, bao gồm cả hệ thống điện thoại.

Tính năng nổi bật:

• Bao gồm tất cả các ứng dụng năng suất (Office ProPlus) và dịch vụ cộng tác cốt lõi của E3.
• Bảo mật nâng cao tích hợp bộ giải pháp Microsoft Defender và Azure Active Directory P2.
• Công cụ Tuân thủ (Compliance) chuyên sâu cung cấp các tính năng như eDiscovery Premium và ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) nâng cao.
• Khả năng Phân tích dữ liệu bao gồm giấy phép Power BI Pro cho mỗi người dùng.
• Hệ thống Thoại tích hợp tính năng Phone System qua Microsoft Teams.

Hạn chế:

• Chi phí cao hơn so với E3, có thể không tối ưu nếu doanh nghiệp không sử dụng hết các tính năng bảo mật và tuân thủ nâng cao.
• Cần kiến thức chuyên sâu hoặc đội ngũ IT chuyên nghiệp để triển khai và quản lý toàn bộ các công cụ bảo mật phức tạp.

So sánh Microsoft 365 E3 và E5 chi tiết theo các tiêu chí

Nhìn chung, điểm tương đồng lớn nhất giữa Microsoft 365 E3 và E5 là cả hai đều cung cấp các ứng dụng năng suất cốt lõi (Word, Excel, v.v.), dịch vụ đám mây (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams) và tích hợp Windows 11 Enterprise, đây là nền tảng chung mà mọi doanh nghiệp đều cần.

Song, hai nền tảng này cũng có sự khác biệt rõ rệt về bảo mật và khả năng phân tích dữ liệu, được thể hiện cụ thể qua bảng so sánh nhanh dưới đây:

Ứng dụng tích hợp

Cả hai gói Microsoft Office 365 E3 và E5 đều bao gồm bộ Office ProPlus đầy đủ, cho phép cài đặt trên tối đa 5 PC/Mac, 5 máy tính bảng và 5 điện thoại thông minh cho mỗi người dùng. Các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access (chỉ PC) và Publisher (chỉ PC) cũng được cung cấp.

Sự khác biệt nhỏ nằm ở việc Microsoft 365 E5 tích hợp thêm tính năng Audio Conferencing (Hội nghị âm thanh) cho Teams, cho phép người dùng tham gia các cuộc họp qua điện thoại cố định hoặc di động (tùy thuộc khu vực). Nhìn chung, về mặt ứng dụng văn phòng cơ bản, trải nghiệm người dùng trên cả E3 và E5 là hoàn toàn giống nhau.

Quản lý thiết bị & Người dùng

Cả hai gói Microsoft 365 E3 và E5 đều đi kèm với Windows 11 Enterprise (lợi ích cấp phép nâng cấp) và Microsoft Intune (còn gọi là Endpoint Manager) để quản lý thiết bị đầu cuối và ứng dụng di động (MDM/MAM). Cả hai đều bao gồm Azure Active Directory Plan 1 (Azure AD P1), cung cấp các tính năng thiết yếu như đăng nhập một lần (Single Sign-On), xác thực đa yếu tố (MFA) và truy cập có điều kiện cơ bản (Conditional Access).

Tuy nhiên, E5 nổi trội hơn với Azure AD Plan 2, bổ sung khả năng bảo vệ danh tính dựa trên rủi ro (Identity Protection) và Quản lý danh tính đặc quyền (PIM), giúp tăng cường bảo mật cho người dùng cấp cao.

Phiên bản Microsoft 365 E5 được tích hợp khả năng quản lý chuyên sâu với Azure AD Plan 2

Dịch vụ email, lưu trữ và cộng tác

Cả Microsoft 365 E3 và E5 đều cung cấp các dịch vụ cốt lõi không thể thiếu như Exchange Online (hộp thư 100GB), SharePoint Online và OneDrive for Business (dung lượng lưu trữ cá nhân mặc định 1TB). Các tính năng cộng tác thông qua Microsoft Teams, bao gồm cuộc gọi video, trò chuyện và chia sẻ tệp, được hỗ trợ đầy đủ trong cả hai gói cấp phép này.

Tuy nhiên, điểm khác biệt quan trọng nằm ở khả năng bảo vệ email Office 365: Gói Microsoft 365 E5 được bổ sung tính năng “Bảo vệ email nâng cao” thông qua Microsoft Defender for Office 365. Điều này giúp Microsoft E5 chống lại các mối đe dọa email tinh vi và tiên tiến hơn nhiều so với phiên bản E3, mang lại sự an toàn cao hơn cho hoạt động cộng tác của doanh nghiệp.

Bảo mật & Quản lý danh tính

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất, Microsoft 365 E3 so với E5 về khả năng bảo mật và quản lý danh tính có sự phân hóa rõ rệt. Microsoft 365 E3 cung cấp bảo mật tiêu chuẩn, chủ yếu thông qua Exchange Online Protection (EOP) và Azure AD P1.

Ngược lại, Microsoft 365 E5 bao gồm bộ giải pháp Bảo mật Microsoft (Microsoft Defender) cao cấp, bao gồm Microsoft Defender for Endpoint (bảo vệ thiết bị) và Microsoft Defender for Office 365 Plan 2 (bảo vệ email và liên kết nâng cao). Microsoft 365 E5 còn bổ sung các công cụ nâng cao như eDiscovery Premium và Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) nâng cao, rất cần thiết cho các doanh nghiệp có quy định pháp lý nghiêm ngặt.

Microsoft 365 E5 có khả năng bảo mật dữ liệu chuyên sâu hơn hẳn gói E3

Khả năng phân tích dữ liệu

Về phân tích dữ liệu, Microsoft 365 E3 chỉ cung cấp quyền truy cập vào Power BI ở phiên bản Miễn phí hoặc yêu cầu mua giấy phép Power BI Pro riêng. Điểm cộng lớn của Microsoft 365 E5 là bao gồm giấy phép Power BI Pro cho mỗi người dùng – một công cụ nâng cao để tạo và chia sẻ các báo cáo, dashboard chuyên sâu. Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng tối đa dữ liệu từ các ứng dụng của Microsoft 365 và nguồn dữ liệu bên ngoài để ra quyết định kinh doanh chiến lược.

Chi phí & Giá trị đầu tư

Xét về chi phí trực tiếp, gói Microsoft 365 E5 đắt hơn đáng kể so với Office 365 E3 và E5.

• Microsoft 365 E3: Khoảng $36 USD/người dùng/tháng (~ 942.192 VNĐ)
• Microsoft 365 E5: Khoảng $57 USD/người dùng/tháng (~ 1.502.770 VNĐ)

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần mua riêng lẻ các giải pháp bảo mật và tuân thủ cao cấp tương đương (như Defender for Endpoint, Azure AD P2 và Power BI Pro) thì tổng chi phí đó thường vượt quá chi phí của gói E5. Do đó, Microsoft 365 E5 mang lại giá trị đầu tư cao hơn đối với các tổ chức ưu tiên bảo mật và muốn hợp nhất tất cả các giấy phép vào một hợp đồng duy nhất.

Chi phí của Microsoft 365 E5 có phần chênh hẳn so với phiên bản E3

Tính năng nâng cao

Sự khác biệt rõ rệt nhất xét trên phương diện tính năng nâng cao, dễ thấy Microsoft 365 E5 tích hợp các khả năng hoàn toàn không có trong E3. Microsoft 365 E3 chỉ dừng lại ở các tính năng quản lý và cộng tác cốt lõi. Ngược lại, phiên bản E5 độc quyền cung cấp tính năng Phone System (Hệ thống thoại) cho phép tích hợp khả năng gọi điện thoại doanh nghiệp vào Microsoft Teams, loại bỏ nhu cầu sử dụng PBX truyền thống.

Ngoài ra, Microsoft E5 còn bao gồm các giải pháp Tuân thủ và bảo mật tiên tiến như Advanced Audit (Kiểm toán nâng cao) và khả năng Quản lý rủi ro nội bộ (Insider Risk Management).

Nên chọn Microsoft 365 E3 hay E5 cho doanh nghiệp?

Lựa chọn Microsoft 365 E3 hay E5 sẽ phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp về tính bảo mật, tuân thủ và ngân sách. Phiên bản Microsoft 365 E3 phù hợp khi bạn cần tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ công cụ làm việc và mức bảo mật tiêu chuẩn. Trong khi đó, Microsoft 365 E5 là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm, yêu cầu bảo mật – tuân thủ cao, cần chống lại các mối đe dọa tinh vi, tận dụng phân tích dữ liệu nâng cao với Power BI Pro hoặc tích hợp hệ thống thoại doanh nghiệp vào Teams.

Ekeyms cam kết:

• Tư vấn đúng nhu cầu, đáp ứng tối đa các task vụ cần thiết, không cố bán thừa tính năng.
• Hỗ trợ kỹ thuật trọn đời 24/7 khi xảy ra sự cố.
• Kích hoạt Office 365 nhanh, hướng dẫn sử dụng chi tiết, cam kết bản quyền chính hãng.
• Đồng hành xuyên suốt trong toàn bộ quá trình vận hành, tối ưu hệ thống Microsoft 365.

Câu hỏi thường gặp

Gói Microsoft 365 E3 có nâng cấp lên E5 được không?

Có. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp từ gói Microsoft 365 E3 lên E5 thông qua hình thức mua Add-on hoặc chuyển đổi toàn bộ giấy phép. Microsoft đã thiết kế hệ thống cấp phép để cho phép quá trình chuyển đổi diễn ra liền mạch.

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng E5 không?

Mặc dù Microsoft 365 E5 được thiết kế cho các tổ chức, doanh nghiệp quy mô lớn nhưng các doanh nghiệp nhỏ (SMB) hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm cần bảo mật tuyệt đối cũng nên cân nhắc. Nếu chi phí là rào cản thì gói Microsoft 365 Business Premium sẽ là giải pháp thay thế tối ưu với mức bảo mật tương đương E5 nhưng giới hạn số lượng người dùng.

E3 và E5 có giống nhau khi dùng Word, Excel, PowerPoint không?

Có. Các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint hoạt động giống nhau trên cả hai gói. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở các tính năng bảo mật, phân tích dữ liệu và quản trị nâng cao chứ không ảnh hưởng đến trải nghiệm dùng ứng dụng Office.

Nhìn chung, Microsoft 365 E3 và E5 phù hợp với những nhu cầu khác nhau về bảo mật, quản trị và ngân sách. Dù bạn ưu tiên tối ưu chi phí hay cần giải pháp toàn diện với độ bảo mật nâng cao và phân tích dữ liệu chuyên sâu thì Microsoft 365 đều hỗ trợ hiệu quả cho quá trình chuyển đổi số.