Microsoft Office 365 và WPS Office: Ứng dụng văn phòng nào tốt?

Hiện nay, nhiều người dùng ứng dụng văn phòng đang phân vân giữa hai lựa chọn: Microsoft Office 365 và WPS Office. Dù đều hỗ trợ soạn thảo văn bản, bảng tính và trình chiếu, nhưng mỗi ứng dụng lại có sự khác biệt đáng kể về tính năng, giá cả và khả năng cộng tác. Nếu bạn đang phân vân Microsoft Office 365 hay WPS Office sẽ phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng thực tế của mình, bài viết này Ekeyms.net sẽ đánh giá chi tiết từng bộ công cụ để bạn có đáp án chính xác.

Tổng quan về Microsoft Office 365 và WPS Office

Microsoft Office 365 là gì?

Microsoft Office 365 là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên mô hình thuê bao, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive… với khả năng cập nhật tính năng liên tục. Khi so sánh trong nhóm Office 365 và WPS Office, Microsoft 365 nổi bật nhờ hệ sinh thái mạnh, tính ổn định và khả năng cộng tác tối ưu.

Microsoft 365 là dịch vụ đám mây cung cấp Word, Excel, PowerPoint, Outlook và 1TB OneDrive với cập nhật liên tục

Tính năng nổi bật

• Hệ sinh thái đầy đủ: Word – Excel – PowerPoint – Outlook – OneNote.
• Cộng tác thời gian thực trên mọi thiết bị.
• Dung lượng OneDrive lớn cho sao lưu & chia sẻ.
• Cập nhật tính năng mới thường xuyên.
• Tương thích chuẩn với mọi file Office.

Hạn chế

• Chi phí cao hơn so với các bộ ứng dụng miễn phí.
• Nhiều tính năng nâng cao có thể gây khó cho người mới.
• Phụ thuộc internet để đồng bộ tốt nhất.

Ekeyms – Đơn vị cung cấp tài khoản Microsoft Office 365 (gói Personal và Family) bản quyền

>>> Xem thêm: So sánh Microsoft 365 Family và Personal: Tính năng, chi phí và ưu điểm

WPS Office là gì?

WPS Office là một bộ ứng dụng văn phòng đa nền tảng, được phát triển bởi Kingsoft. Đây là một đối thủ cạnh tranh “đáng gờm”, cung cấp phiên bản miễn phí trọn đời với tính năng cơ bản và khả năng tương thích định dạng file rất cao với các sản phẩm của Microsoft (.docx, .xlsx, .pptx).

WPS Office bao gồm 3 ứng dụng cốt lõi: WPS Writer (soạn thảo), WPS Presentation (trình chiếu) và WPS Spreadsheets (bảng tính).

WPS Office là một bộ ứng dụng văn phòng được phát triển bởi Kingsoft

Tính năng nổi bật

• Giao diện nhẹ, tương tự Microsoft Office
• Hỗ trợ đầy đủ các công cụ cơ bản
• Tích hợp PDF Editor
• Chi phí thấp, có bản miễn phí
• Dùng tốt trên PC, Mobile, Android TV

Hạn chế

• Khả năng tương thích file Office đôi khi chưa hoàn hảo
• Cộng tác thời gian thực hạn chế
• Lưu trữ đám mây dung lượng nhỏ
• Bảo mật không mạnh bằng Microsoft

So sánh Microsoft Office 365 và WPS Office về các tiêu chí

Mặc dù cả Microsoft Office 365 và WPS Office đều là những bộ công cụ văn phòng tiện lợi, cung cấp các tính năng soạn thảo, bảng tính và trình chiếu cốt lõi, nhưng cách thức hoạt động và giá trị mang lại có nhiều sự khác biệt. Trong đó, sự khác biệt lớn nhất nằm ở chiều sâu tính năng, tích hợp hệ sinh thái và mô hình chi phí áp dụng.

Microsoft Office 365 so với WPS Office có gì khác nhau?

Giao diện & Trải nghiệm người dùng

Microsoft Office 365 duy trì giao diện Ribbon chuyên nghiệp, quen thuộc và đã được tối ưu hóa qua nhiều thế hệ, mang lại trải nghiệm ổn định và đáng tin cậy trên mọi nền tảng (PC, Web, Mobile). Các ứng dụng của Microsoft được thiết kế để hoạt động độc lập, nhưng liên kết chặt chẽ với nhau thông qua hệ sinh thái đám mây.

Ngược lại, WPS Office nổi bật với giao diện đa tab, tích hợp Writer, Presentation và Spreadsheets vào cùng một cửa sổ, giúp người dùng chuyển đổi tài liệu nhanh chóng mà không cần mở nhiều cửa sổ ứng dụng. Giao diện này rất thân thiện, gần như sao chép phong cách của Microsoft Office, giúp người dùng mới dễ dàng làm quen.

Công cụ tích hợp

Lợi thế của Office 365 là hệ sinh thái được tích hợp sâu rộng, vượt xa các công cụ văn phòng cơ bản. Người dùng được trải nghiệm bộ công cụ mạnh mẽ gồm Word, Excel, PowerPoint, cùng với nhiều ứng dụng quản lý công việc và giao tiếp cốt lõi như Outlook (Email Office 365), Teams (họp, chat nhóm), mang đến giải pháp toàn diện cho môi trường doanh nghiệp.

Trong khi đó, WPS Office lại chỉ tập trung cung cấp 3 công cụ chính và tính năng chỉnh sửa/chuyển đổi file PDF. Mặc dù gói trả phí của WPS có bổ sung một số tính năng nâng cao nhưng vẫn thiếu đi các công cụ quản lý email và cộng tác nhóm chuyên biệt như Microsoft Teams, làm hạn chế khả năng mở rộng trong môi trường công sở.

Sự khác nhau giữa Microsoft Office 365 và WPS Office về các công cụ tích hợp

Khả năng tương thích

Microsoft Office 365 chính là bộ công cụ tạo ra và định hình các định dạng file chuẩn trong văn phòng (.docx, .xlsx, .pptx), đảm bảo khả năng hiển thị và xử lý các tài liệu phức tạp, macro và font chữ nâng cao một cách hoàn hảo.

Còn WPS Office được đánh giá là một trong những bộ phần mềm văn phòng có độ tương thích cao nhất với các định dạng của Microsoft. Tuy nhiên, theo đánh giá từ một số nguồn, khi xử lý các tài liệu có cấu trúc phức tạp hoặc sử dụng các chức năng đặc thù (ví dụ: một số loại biểu đồ hoặc macro), người dùng WPS Office có thể gặp phải lỗi định dạng hoặc hiển thị không chính xác.

Khả năng cộng tác

Khi so sánh Microsoft Office 365 với WPS Office về khả năng cộng tác, có thể thấy Microsoft Office 365 cung cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực (real-time co-authoring) mạnh mẽ và liền mạch, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu và đồng bộ OneDrive trên máy tính, điện thoại. Tính năng này khi kết hợp với Microsoft Teams đã biến Office 365 trở thành giải pháp hàng đầu cho làm việc nhóm từ xa.

Trong khi đó, khả năng cộng tác của WPS Office chủ yếu được thực hiện thông qua dịch vụ đám mây của WPS, nhưng các tính năng liên quan đến đồng bộ tác giả và theo dõi thay đổi chưa được đánh giá cao so với Microsoft Office 365. Đối với các nhóm cần làm việc đồng thời liên tục trên các tài liệu quan trọng, WPS Office vẫn chưa thể là sự thay thế hoàn hảo cho Office 365.

So sánh khả năng cộng tác giữa Microsoft Office 365 vs WPS Office

Lưu trữ đám mây và bảo mật

Xét trên phương diện bảo mật và lưu trữ đám mây, dễ thấy Microsoft Office 365 vượt trội hơn khi cung cấp 1TB lưu trữ OneDrive cho mỗi người dùng, tích hợp sâu vào toàn bộ hệ sinh thái của Microsoft, bao gồm cả tính năng phục hồi dữ liệu và bảo vệ chống ransomware tiên tiến. Tính bảo mật của bộ ứng dụng này được coi là chuẩn mực doanh nghiệp (Enterprise-grade security).

Ngược lại, WPS Office cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí hạn chế (thường là 1GB) và yêu cầu người dùng mua gói trả phí để có thêm dung lượng lưu trữ. Mặc dù WPS có các biện pháp bảo mật cơ bản cho dữ liệu của người dùng, nhưng nó không cung cấp lớp bảo mật đa tầng và toàn diện như những gì Microsoft đã tích hợp trong dịch vụ của mình.

Giá cả và các gói dịch vụ

Nên chọn Microsoft Office 365 hay WPS Office để sử dụng?

Khi so sánh Microsoft Office 365 và WPS Office, có thể thấy mỗi bộ ứng dụng mang đến trải nghiệm khác nhau tùy theo nhu cầu của người dùng. Nếu ưu tiên sự toàn diện, khả năng tương thích tuyệt đối với định dạng Office cùng hệ sinh thái công cụ mạnh mẽ, Microsoft Office 365 so với WPS Office tạo ra lợi thế rõ rệt nhờ sự ổn định và tính năng nâng cao. Với những ai chỉ cần các chức năng cơ bản, mong muốn phần mềm nhẹ, dễ cài đặt và tối ưu chi phí thì WPS Office vẫn có thể đáp ứng tốt.

Cân nhắc nên chọn Microsoft Office 365 hay WPS Office tùy thuộc nhu cầu mỗi người

Trong bối cảnh làm việc hiện đại cần cộng tác cùng lúc trên thời gian thực, bảo mật mạnh và lưu trữ đám mây an toàn, nhiều người dùng có xu hướng lựa chọn Microsoft 365 như một giải pháp lâu dài. Vì thế, câu hỏi Microsoft Office 365 hay WPS Office thường nghiêng về Microsoft khi yêu cầu công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp, chính xác và khả năng xử lý tài liệu phức tạp.

Nhìn chung, Microsoft Office 365 và WPS Office đều có ưu điểm riêng, nhưng lựa chọn nào phù hợp sẽ phụ thuộc vào mức độ công việc và yêu cầu tính năng của bạn. Nếu bạn cần sự ổn định, khả năng cộng tác mạnh và bảo mật cao, Microsoft 365 sẽ là lựa chọn tối ưu hơn Office 365. Dù nhu cầu của bạn là bộ ứng dụng nào, Ekeyms đều hỗ trợ kích hoạt Office 365 gói Personal và Family chính chủ nhanh chóng và bảo hành trọn đời. Liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết!